新階段油田地面工程總承包企業(yè)招標采購數(shù)據(jù)管理研究與實踐探索
本文以油田地面工程總承包企業(yè)為研究對象，運用經(jīng)驗總結(jié)法、實證研究法、調(diào)查法等研究方法，以該類企業(yè)的物資招標采購現(xiàn)狀及問題為切入點，以采購數(shù)據(jù)庫在該企業(yè)的建立方式方法及可視化應(yīng)用效果為例，詳細闡述其建立數(shù)據(jù)分析體系的主要做法及分層方式，為該類企業(yè)在招標采購數(shù)據(jù)庫體系建設(shè)方面提供經(jīng)驗參考及借鑒。
一
前言
新階段油田地面工程總承包企業(yè)（以下簡稱總承包企業(yè)）只有牢固樹立新發(fā)展理念，才能全面推進其高質(zhì)量發(fā)展。通用電氣前CEO杰克?韋爾奇曾說，“現(xiàn)階段企業(yè)里采購和銷售是僅有的兩個能產(chǎn)生收益的部門”，銷售環(huán)節(jié)產(chǎn)生收益是毋庸置疑的，但采購環(huán)節(jié)往往被人所忽視。很多企業(yè)曾做過一項統(tǒng)計，如果采購成本每下降1%，企業(yè)的利潤就有可能增加5%至10%。就總承包企業(yè)而言，引入現(xiàn)代化采購數(shù)據(jù)分析模式，不僅便于企業(yè)進行科學的成本核算，更有利于對供應(yīng)商進行方向性的戰(zhàn)略管控，對采購策略管理等業(yè)務(wù)具有有益的支持效果。特別是對于企業(yè)降本增效方面，采購數(shù)據(jù)價格庫在一定程度上對企業(yè)采購資本分配與相同類型項目進行投標成本測算等，均具有很強的戰(zhàn)略指導意義與參考價值。
總承包企業(yè)的招標采購業(yè)務(wù)與其他相關(guān)工程總承包企業(yè)的最大特點在于其追求在更短的采購周期中，最大程度滿足業(yè)主的個性化需求，并保證采購物資高效率、高質(zhì)量地到達項目施工地點。這使得其決策者往往面臨著要作出不能完全依靠其自身經(jīng)驗、且無法獨立完成的采購決策。因此如何運用好該類企業(yè)復(fù)雜而龐大的采購數(shù)據(jù)，對其決策提供更多可靠、科學的外部支持是今后一個時期內(nèi)該類企業(yè)鑄就核心競爭力的關(guān)鍵所在。
該類企業(yè)應(yīng)當充分認識到，在這個“數(shù)據(jù)為王”的時代，將具體業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行深度挖潛并提煉更多有效信息，把握其中內(nèi)在邏輯，為企業(yè)建立更多科學創(chuàng)效、有的放矢的決策依據(jù)，是在當今不斷變化的市場大形勢下該類企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的最佳途徑。
本文研究油田地面總承包工程中招標采購業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的大量非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理問題，以前期調(diào)研數(shù)據(jù)為依據(jù)，探討構(gòu)建該類企業(yè)采購大數(shù)據(jù)管理體系的方式方法及具體實踐。
二
前期調(diào)研與問題探究
筆者調(diào)研的某公司是典型的油田地面工程總承包企業(yè)，其業(yè)務(wù)覆蓋亞非美三大洲。在EPC的采購環(huán)節(jié)中，采購主要分為物資、服務(wù)和工程分包采購，經(jīng)過分析以往數(shù)據(jù)，分別占到采購額的70%、10%和20%左右。服務(wù)和工程的分包采購在每個項目上都有所不同，存在差異性和個性化。該企業(yè)近幾年其物資采購額均達百億元以上，集中采購度為98%左右，限額以上總招標率為90%以上。因此，該企業(yè)在油田地面工程總承包企業(yè)中有一定代表性。從采購金額上看，該企業(yè)已經(jīng)擁有了較大的規(guī)模優(yōu)勢，對物資提供者應(yīng)具備較強的議價能力，能夠自由選擇質(zhì)優(yōu)價廉供應(yīng)商。但通過深挖其供應(yīng)商數(shù)據(jù)分析可以看出，其供貨資源并不匹配采購規(guī)模，甚至在某些物資種類上，存在“被捆綁”現(xiàn)象。
單從數(shù)據(jù)管理角度分析其原因有以下三點：一是對現(xiàn)有數(shù)據(jù)挖潛力度不足。各級管理組織對數(shù)據(jù)統(tǒng)計的認識只停留在收集、歸檔層面，沒有深度挖掘數(shù)據(jù)內(nèi)在邏輯關(guān)系，對實際業(yè)務(wù)執(zhí)行未能提供更多的可視化指導；二是現(xiàn)有數(shù)據(jù)信息普及范圍受限。由于該企業(yè)大部分業(yè)務(wù)聚焦國外市場，不同地區(qū)和國家的業(yè)務(wù)又有一定的特殊性，且多數(shù)非洲地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)不佳，這對數(shù)據(jù)管理普及工作提出了更多挑戰(zhàn)；三是供應(yīng)市場去中心化趨勢日益明顯。伴隨網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟的日益成熟，供應(yīng)市場擁有比以往更多的自由選擇權(quán)利與信息支持，供應(yīng)商能夠通過以自身為中心快速分析得出參與某標段的可能性與贏利點，具備更多的選擇權(quán)利。
綜上所述，在當今市場形勢的博弈中企業(yè)能從規(guī)模效益里獲得的話語權(quán)與決定權(quán)正在逐步消耗殆盡，因此該企業(yè)通過各類管理舉措與手段，對數(shù)據(jù)管理進行了重新定位：建立健全以“獲取、儲存、搜索、共享、指導”為核心、“數(shù)據(jù)就是最優(yōu)新能源”的總體招標采購數(shù)據(jù)管理思想，通過充分挖掘以往數(shù)據(jù)，推導得出最優(yōu)采購趨勢與策略，以此來化解企業(yè)市場風險。
三
數(shù)據(jù)管理方式
為確保對現(xiàn)有數(shù)據(jù)整理以及新數(shù)據(jù)錄入的規(guī)范性，該企業(yè)通過整合組建公司級數(shù)據(jù)倉庫，確定建立涵蓋投標、采購、財務(wù)、安環(huán)、設(shè)計、合同、紀檢等十四個數(shù)據(jù)集市，逐步形成“大數(shù)據(jù)反腐”“大數(shù)據(jù)采購”“大數(shù)據(jù)投標”等若干個數(shù)據(jù)應(yīng)用平臺的總體構(gòu)架，并通過供應(yīng)商維度、時間維度、地理維度、物資品類維度等多個角度，將數(shù)據(jù)倉庫中的信息進行結(jié)構(gòu)化分解、系統(tǒng)化組合，初步實現(xiàn)了大數(shù)據(jù)的可視化應(yīng)用。
（一）數(shù)據(jù)倉庫
數(shù)據(jù)倉庫是一個集成的、時變的、非易失的數(shù)據(jù)集合，其涵蓋了企業(yè)所有部門的現(xiàn)有以及歷史數(shù)據(jù)，并作為各職能部門及業(yè)務(wù)開展的決策支持來源庫，通過把握各類數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系，形成數(shù)據(jù)集，是數(shù)據(jù)挖掘、在線分析、查詢以及生成報表的基礎(chǔ)。該企業(yè)招標采購系統(tǒng)在歷史數(shù)據(jù)收集的基礎(chǔ)上，以物資編碼及訂單號為核心關(guān)聯(lián)字段，側(cè)重供應(yīng)商名稱、類型、技術(shù)規(guī)格及價格等關(guān)鍵信息，形成涵蓋自公司成立以來所有物資招標采購數(shù)據(jù)倉庫，并設(shè)專業(yè)管理、實時更新，有效確保了該企業(yè)采購決策和談判的主動權(quán)、議價權(quán)。
（二）數(shù)據(jù)集市
數(shù)據(jù)集市是數(shù)據(jù)倉庫的演變、升華，關(guān)注于某個特別業(yè)務(wù)或部門，如采購系統(tǒng)集市、投標系統(tǒng)集市、企業(yè)運營集市等。每個集市都并非獨立存在的，每個子集市均是在編程的邏輯關(guān)系的基礎(chǔ)上，將所有相關(guān)數(shù)據(jù)提煉出來的集合，簡單來說，在各集市中職能部門可以自由提取所需數(shù)據(jù)，并可查詢到其他部門的相關(guān)支持數(shù)據(jù)。該企業(yè)采購系統(tǒng)在數(shù)據(jù)倉庫的基礎(chǔ)上，橫向把握“采買項目數(shù)量”“采購訂單數(shù)量”“供應(yīng)商數(shù)量”“購買次數(shù)”等信息，縱向把控物資品名大類，實現(xiàn)了企業(yè)采購物資的精準查找，能夠快速得出某一類或幾類物資在一定時間段內(nèi)的采購總量，協(xié)助企業(yè)實現(xiàn)預(yù)先采買，有效規(guī)避價格波動風險。
（三）可視化應(yīng)用
可視化應(yīng)用是數(shù)據(jù)管理的最終形態(tài)，是展現(xiàn)全部數(shù)據(jù)整合、分析的最佳實踐，是企業(yè)決策者制定相關(guān)策略以及實操人員執(zhí)行具體工作的最終依據(jù)。具體可分為遠程業(yè)務(wù)報表、相關(guān)數(shù)據(jù)集合、在線數(shù)據(jù)分析、價格預(yù)測儀表盤及其他定制化應(yīng)用。以某公司采購系統(tǒng)可視化應(yīng)用為例，該企業(yè)在上述層級基礎(chǔ)上，實現(xiàn)了“物資價格走勢趨勢”“供應(yīng)商分布及采購金額”“某類物資價格趨勢預(yù)測”等多角度查詢及展示功能，為企業(yè)管理人員、采購執(zhí)行人員在處理具體業(yè)務(wù)時，提供了詳實、嚴謹?shù)膮⒖紝嵗?/span>
（四）聯(lián)機分析處理
聯(lián)機分析處理是在上述總體數(shù)據(jù)框架的基礎(chǔ)上，專門用于滿足操作人員以及高層管理人員的決策需要而開發(fā)的專業(yè)處理程序。該處理程序最核心的優(yōu)勢就是能夠在大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，根據(jù)工作需求快速抓取數(shù)據(jù)之間內(nèi)在聯(lián)系，以易讀易懂且客觀可靠的查詢結(jié)果提供給企業(yè)決策人員進行參考或掌握企業(yè)經(jīng)營狀況。在某公司實際應(yīng)用中，通過對存在互通、參考價值的實際操作業(yè)務(wù)集市進行系統(tǒng)“切片”及“切塊”處理，形成了如“采購—投標—投產(chǎn)”區(qū)域塊、“市場—經(jīng)營—財務(wù)”區(qū)域塊等多個區(qū)塊鏈，并實現(xiàn)了有效的上、下鉆取處理功能，使得用戶在實際操作中能夠根據(jù)業(yè)務(wù)處理的需要進行上、下層級讀取，有效增強了彼此間業(yè)務(wù)連接、溝通。
該企業(yè)通過對大數(shù)據(jù)的深度挖掘清洗，搭建起了一座連接全部主要業(yè)務(wù)的橋梁，通過數(shù)據(jù)挖潛抓取關(guān)鍵核心，使得所有業(yè)務(wù)能夠優(yōu)勢互補、協(xié)同發(fā)展。
總體來看，該企業(yè)采購系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理以系統(tǒng)性、層次性、合理性、合規(guī)性為根本原則，通過項目管理系統(tǒng)提取關(guān)鍵數(shù)據(jù)形成歷史價格數(shù)據(jù)庫，結(jié)合物資采購編碼的方式抓取內(nèi)在邏輯關(guān)系執(zhí)行處理過程，最終形成采購集市并面向各級采購部門提供數(shù)據(jù)支持。同時，根據(jù)數(shù)據(jù)內(nèi)在關(guān)系向投標報價集市提供詳實客觀的價格趨勢預(yù)測。
四
企業(yè)實踐
（一）構(gòu)建數(shù)據(jù)庫時遵循的原則
在招標采購數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建過程中，該企業(yè)遵循了如下原則。
1.系統(tǒng)性原則
招標采購數(shù)據(jù)管理工作本質(zhì)就是對招標采購歷史數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)定量分析。但在建立之初，由于大量數(shù)據(jù)遺存，分析對象具有分散、復(fù)雜等特點。因此在搭建采購數(shù)據(jù)管理分析體系中，充分考慮系統(tǒng)性并整合所有采購關(guān)鍵步驟，采用“先總體”“后局部”；“先分析”“再歸攏”的工作原則，把握輸出結(jié)果對采購決策的整體影響。
2.層次性原則
各類招標采購數(shù)據(jù)內(nèi)部銜接緊密，在體系建設(shè)中應(yīng)充分重視所有數(shù)據(jù)的可追溯性，將采購數(shù)據(jù)細分為大類物資層級、中類物資層級、小類物資層級、品名物資層級及詳細物資層級。在數(shù)據(jù)提取中，可由大類物資層級入手，逐步下沉分析數(shù)據(jù)至詳細物資層級。
3.合理性原則
招標采購數(shù)據(jù)管理體系的輸出結(jié)果應(yīng)以業(yè)務(wù)決策及商務(wù)溝通的準確性為出發(fā)點。因此，最大限度確保采購經(jīng)驗數(shù)據(jù)客觀、結(jié)構(gòu)統(tǒng)一、簡明有效，分析結(jié)果輸出要求詳盡客觀、精確、切合實際、可視化強。
4.合規(guī)性原則
招標采購數(shù)據(jù)是企業(yè)的核心資源和商業(yè)秘密，在體系構(gòu)建過程中，合規(guī)是基礎(chǔ)原則。確保價格分析過程合規(guī)、嚴謹，杜絕工作過程中出現(xiàn)違規(guī)或泄密的情況。
（二）數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用
經(jīng)過整理的招標采購數(shù)據(jù)，可在可視化方面進行運用。該企業(yè)招標采購數(shù)據(jù)庫體系能夠?qū)ο到y(tǒng)內(nèi)部的供應(yīng)商管理、采購策略管理、采購品類管理及宏觀市場價格趨勢提供客觀決策支持，對系統(tǒng)外部的投標報價管理提供歷史數(shù)據(jù)參考。
1.供應(yīng)商管理支持
采購數(shù)據(jù)庫體系中，將與企業(yè)有過合作往來的全部供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品進行細分，分別列舉物資價格、技術(shù)規(guī)格、交貨日期及現(xiàn)場服務(wù)率等多種關(guān)鍵信息。根據(jù)企業(yè)物資使用量進行統(tǒng)計分級，確定關(guān)鍵物資及關(guān)鍵供應(yīng)商，便于供應(yīng)商管理工作人員加強供應(yīng)鏈管理能力，為簽訂框架協(xié)議提供詳實的數(shù)據(jù)支持。通過分析，可以為對需要補充的某種物資供應(yīng)商進行有針對性的尋源及開發(fā)。該企業(yè)通過分析電氣防爆材料的采購數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)該企業(yè)的這類物資來源于兩至三家企業(yè)，通過供應(yīng)商考察決定與其中一家簽訂框架協(xié)議，規(guī)定相關(guān)規(guī)格的單價和調(diào)價公式，該企業(yè)的所有海外項目電氣防爆材料均通過此框架協(xié)議從此供應(yīng)商處進行采購。與歷史采購數(shù)據(jù)進行對比，發(fā)現(xiàn)通過框架協(xié)議采購的物資單價平均下降10%至20%，有效降低了采購成本。該企業(yè)決定對類似規(guī)格較為統(tǒng)一的物資也采取相應(yīng)方法，推動相關(guān)物資框架協(xié)議的簽訂工作。
2.招標采購策略管理支持
采購數(shù)據(jù)庫體系根據(jù)采購策略管理崗位人員需求，按照使用項目類型、產(chǎn)品規(guī)格、采購方式、供應(yīng)商名單、歷史價格、采購執(zhí)行情況、交貨情況等多個維度對現(xiàn)有供應(yīng)商進行系統(tǒng)分析，將分析結(jié)果提煉歸納后，形成可視化圖表提供給崗位人員及企業(yè)決策人員進行參考。該企業(yè)通過分析某泵類的采購執(zhí)行情況和交貨情況發(fā)現(xiàn)，該泵類供應(yīng)商在一段時間內(nèi)，總是延遲交貨，并且貨到現(xiàn)場后故障率較高，需要反復(fù)進行維修，決定暫停該供應(yīng)商資格，避免對該企業(yè)工程交付完工造成更大影響。
3.招標采購品類管理支持
通過對某一類項目招標采購管理的跟蹤統(tǒng)計，采購數(shù)據(jù)庫體系能夠滿足對該類項目所需物資種類、歷史采購情況、采購需求趨勢等關(guān)鍵信息的抓取，從而有針對性地對品類物資實施動態(tài)管理。
4.宏觀市場信息分析
在招標采購數(shù)據(jù)庫體系中，通過設(shè)立重點物資價格走勢分析機制，確定無縫管、鋼管、普中板、電纜、閥門等物資作為公司重點監(jiān)測對象，在此基礎(chǔ)上對市場公開信息進行整理、歸檔，以所列舉的工程物資的主要原材料價格走勢為切入點，以其主要交易產(chǎn)地的價格數(shù)據(jù)為抓手，匯總形成監(jiān)測報告。以鋼鐵及銅材市場為例，通過選取鋼坯、鐵精粉（鋼鐵）、銅精礦、銅制品（銅材）等為主要監(jiān)測目標，并對其主要交易產(chǎn)地的月度市場價格走勢進行數(shù)據(jù)分析，構(gòu)成價格趨勢圖，并通過對近兩年價格進行對比，形成宏觀走勢分析及未來價格預(yù)測等采購指導方案。該集團公司下屬施工單位，就利用該監(jiān)測報告在預(yù)測的價格相對低點提前購入施工所需的部分鋼材，節(jié)約資金約達1億元。
5.投標報價管理支持
采購數(shù)據(jù)庫體系，能夠根據(jù)投標報價部門需求，在物資的歷史價格分析統(tǒng)計以及對價格走勢分析預(yù)測的基礎(chǔ)上，為其提供所需物資的投標支持。該企業(yè)在面對時間緊、任務(wù)重的項目投標工作時，通過對歷史價格的分析和走勢進行分析預(yù)測，助力企業(yè)獲得更多項目。
五
結(jié)論
綜上所述，該企業(yè)通過整合有效資源、把握市場機遇，已初步建立起整體的招標采購數(shù)據(jù)分析體系，為該類企業(yè)的招標采購數(shù)據(jù)庫體系建設(shè)提供了借鑒和參考。
作者：聶 頂 盧英辰
作者單位：中國石油工程建設(shè)有限公司
來源：《招標采購管理》2022年第10期
