編者按：

全流程無(wú)紙化、遠(yuǎn)程異地等電子招標(biāo)方式已成為招標(biāo)行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的主流趨勢(shì)，而招標(biāo)投標(biāo)行業(yè)對(duì)于電子文件單套制歸檔尚無(wú)統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，普遍重視程度不夠。本文以中國(guó)石化承擔(dān)的國(guó)家檔案局物資采購(gòu)招標(biāo)投標(biāo)電子文件單套制歸檔試點(diǎn)為例，系統(tǒng)總結(jié)試點(diǎn)項(xiàng)目實(shí)施思路、方法和路徑，并對(duì)招標(biāo)投標(biāo)文件單套制歸檔進(jìn)行思考，為招標(biāo)投標(biāo)行業(yè)實(shí)現(xiàn)規(guī)范的電子文件單套制歸檔提供借鑒。

2017年，國(guó)家發(fā)展改革委等六部委聯(lián)合下發(fā)《“互聯(lián)網(wǎng)+”招標(biāo)采購(gòu)行動(dòng)方案（2017-2019年）》，有力推進(jìn)電子招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的發(fā)展，全流程無(wú)紙化、遠(yuǎn)程異地等招標(biāo)方式已成為招標(biāo)投標(biāo)行業(yè)數(shù)字化發(fā)展轉(zhuǎn)型的主流趨勢(shì)，如何依法對(duì)電子文件單套制歸檔管理也成為招標(biāo)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要環(huán)節(jié)。所謂單套制管理，指的是由電子設(shè)備生成的電子文件的管理模式，在歸檔時(shí)只保存電子檔案而不再打印和保存紙質(zhì)檔案的歸檔管理制度。根據(jù)相關(guān)報(bào)道，上海自貿(mào)區(qū)保稅區(qū)管理局在2015年即對(duì)電子檔案單套制驗(yàn)證成功，其后，國(guó)家發(fā)展銀行、珠海市、青島市等部門(mén)或地區(qū)開(kāi)展了單套制歸檔。2016年，國(guó)家檔案局發(fā)布《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，明確提出“有條件的部門(mén)開(kāi)展電子檔案單套制管理試點(diǎn)”。國(guó)際上，英國(guó)、澳大利亞、美國(guó)等已試行單套制歸檔。2020年新修訂后的《檔案法》規(guī)定電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，電子形式可以作為憑證使用，直接解決了電子歸檔法律地位問(wèn)題。2020年3月，國(guó)家檔案局等有關(guān)部門(mén)組織了30家電子文件單套制歸檔試點(diǎn)，截至目前，80%試點(diǎn)項(xiàng)目順利完成。可以預(yù)見(jiàn)，電子文件單套制歸檔管理將成為電子交易系統(tǒng)電子文件歸檔的發(fā)展趨勢(shì)。

一

招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔現(xiàn)狀分析

（一）電子文件單套制歸檔重視不夠

招標(biāo)投標(biāo)資料作為工程建設(shè)重要的檔案組成部分，應(yīng)當(dāng)按照《檔案法》《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》等法規(guī)要求實(shí)施管理，電子文件檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。但相當(dāng)一部分單位對(duì)招標(biāo)投標(biāo)電子歸檔的重要性認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為像保存一般文件一樣保存在服務(wù)器就可以了，對(duì)于數(shù)據(jù)是否符合電子檔案“真實(shí)性、完整性、可用性、安全性”要求也不夠重視，電子技術(shù)保障不夠，對(duì)于電子檔案是否符合長(zhǎng)期管理規(guī)劃不夠，給招標(biāo)投標(biāo)行業(yè)推進(jìn)全流程無(wú)紙化健康發(fā)展留下了隱患。

（二）招標(biāo)投標(biāo)電子歸檔缺乏統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)

招標(biāo)投標(biāo)行業(yè)全流程無(wú)紙化電子招標(biāo)發(fā)展迅速，招標(biāo)、投標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)按照《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》的技術(shù)規(guī)范設(shè)計(jì)，基本確保了業(yè)務(wù)流程完整、可追溯，但對(duì)招標(biāo)投標(biāo)后的電子歸檔研究不夠，行業(yè)缺乏統(tǒng)一的歸檔技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、基本規(guī)范等。《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》第四十九條只規(guī)定電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)應(yīng)具備電子歸檔功能，但未對(duì)歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)、流程和規(guī)范做進(jìn)一步細(xì)化，可操作性不強(qiáng)。各電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)基本通過(guò)對(duì)已有資料打包保存或更改文件狀態(tài)的方式實(shí)現(xiàn)招標(biāo)投標(biāo)檔案歸檔，但是這種方法與電子文件單套制歸檔要求不相適應(yīng)，對(duì)外法律效力屬于自證，存在較大的安全隱患。

（三）電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)對(duì)電子歸檔元數(shù)據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)不夠

電子歸檔對(duì)于元數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、存儲(chǔ)、不可篡改性有要求，這是電子檔案單套制法律效力的技術(shù)要求。由于電子文件能夠編輯、內(nèi)容易篡改，以及招標(biāo)業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)具有回退功能，如何確保電子文件歸檔元數(shù)據(jù)的真實(shí)性，如何確保其憑證價(jià)值，是電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)規(guī)劃設(shè)計(jì)的重要內(nèi)容。

（四）電子文件在招標(biāo)投標(biāo)業(yè)務(wù)系統(tǒng)儲(chǔ)存影響系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定

隨著電子招標(biāo)的推進(jìn)，招標(biāo)項(xiàng)目越積越多，存檔資料會(huì)以指數(shù)形式增加，系統(tǒng)儲(chǔ)存容量不足將影響平臺(tái)的穩(wěn)定運(yùn)行。平均每個(gè)投標(biāo)文件容量在300~800兆之間，按照檔案保存30年計(jì)算，將是巨大的存儲(chǔ)量。如果存檔不導(dǎo)出而是直接存儲(chǔ)在電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)系統(tǒng)中，將會(huì)嚴(yán)重影響電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)運(yùn)行效率。

二

實(shí)施物資采購(gòu)招標(biāo)投標(biāo)電子檔案單套歸檔試點(diǎn)

2020年3月26日，國(guó)家檔案局、國(guó)務(wù)院辦公廳電子政務(wù)辦公室、國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于開(kāi)展電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點(diǎn)工作的通知》，決定在全國(guó)設(shè)立30個(gè)電子文件歸檔試點(diǎn)項(xiàng)目，中國(guó)石化物資采購(gòu)招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)文件歸檔成為招標(biāo)投標(biāo)領(lǐng)域唯一試點(diǎn)單位。按照試點(diǎn)要求，中國(guó)石化組織了檔案、信息、招標(biāo)等管理部門(mén)聯(lián)合團(tuán)隊(duì)，組織實(shí)施試點(diǎn)項(xiàng)目推進(jìn)工作。試點(diǎn)的主要目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)招標(biāo)采購(gòu)電子文件形成、辦理、傳輸、存儲(chǔ)、歸檔、移交、利用、處置、檢查全流程電子化管理，制定電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理相關(guān)制度規(guī)范，完善物資招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)歸檔、管理、利用等相關(guān)功能，對(duì)試點(diǎn)項(xiàng)目形成的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)提煉，為其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)單套制電子文件歸檔提供經(jīng)驗(yàn)和參考范例。

（一）試點(diǎn)信息化基礎(chǔ)

1.物資招標(biāo)投標(biāo)電招平臺(tái)建設(shè)情況

物資招標(biāo)投標(biāo)電招平臺(tái)于2015年4月上線，實(shí)現(xiàn)了公開(kāi)招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)的全流程電子招標(biāo)，滿足框架協(xié)議招標(biāo)和單項(xiàng)招標(biāo)的業(yè)務(wù)要求。2017年8月取得中國(guó)信息安全認(rèn)證中心三星級(jí)認(rèn)證證書(shū)。2020年1月起，開(kāi)發(fā)了電子文件“一鍵歸檔”，即招標(biāo)業(yè)務(wù)員在招標(biāo)項(xiàng)目完成后，通過(guò)點(diǎn)擊“批量預(yù)歸檔”對(duì)標(biāo)段中已經(jīng)產(chǎn)生的文檔進(jìn)行拉取匯總，核對(duì)后單擊“點(diǎn)擊生成”形成電子文件歸檔。

2.檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)

中國(guó)石化重視檔案信息化工作，建立了中國(guó)石化檔案管理系統(tǒng)并積極參加國(guó)家相關(guān)試點(diǎn)項(xiàng)目，在檔案管理信息化方面積累了一定實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。2012年，中國(guó)石化完成了國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議牽頭組織的電子文件管理試點(diǎn)項(xiàng)目，開(kāi)展了電子公文、電子合同、電子財(cái)務(wù)和電子檔案四個(gè)方面的研究工作，掌握了電子文件形成、辦理、流轉(zhuǎn)、歸檔等全生命周期管理的基本規(guī)律和關(guān)鍵要點(diǎn)，建立了一套電子文件管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，完善了相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件管理功能。2014年5月和10月，中國(guó)石化檔案管理系統(tǒng)先后通過(guò)了中國(guó)人民大學(xué)電子文件管理測(cè)評(píng)中心的標(biāo)準(zhǔn)符合性評(píng)測(cè)和中國(guó)信息安全測(cè)評(píng)中心的信息安全等級(jí)保護(hù)（三級(jí)）評(píng)測(cè)。2016年，承擔(dān)國(guó)家檔案局“企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)”工作任務(wù)，嘗試對(duì)電子會(huì)計(jì)、電子公文、工程項(xiàng)目電子招標(biāo)投標(biāo)文件實(shí)施單套制歸檔。

（二）試點(diǎn)實(shí)施思路

在仔細(xì)研究電子文件單套制歸檔管理對(duì)元數(shù)據(jù)管理、交接規(guī)則要求以后，對(duì)照電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)，電子文件單套制管理思路，細(xì)化電子檔案管理顆粒度，將電子招標(biāo)投標(biāo)檔案從按件管理轉(zhuǎn)變?yōu)榘淳砉芾?；提升電子檔案的保管和利用，保證安全可追溯；提升歸檔接口功能，增強(qiáng)歸檔業(yè)務(wù)監(jiān)控能力；優(yōu)化交接流程，實(shí)現(xiàn)在線歸檔移交；在前端系統(tǒng)增加“四性”檢測(cè)措施，加強(qiáng)前端控制。

（三）試點(diǎn)實(shí)施

1.針對(duì)性升級(jí)完善電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)

為滿足元數(shù)據(jù)符合電子文件單套制歸檔管理要求，對(duì)電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)系統(tǒng)功能進(jìn)行性能提升，主要包括：電子文件歸檔范圍管理，應(yīng)能設(shè)置電子文件的歸檔范圍、檔案保管期限、電子文件號(hào)生成規(guī)則、檔案開(kāi)放標(biāo)識(shí)等參數(shù)；電子文件歸檔服務(wù)，應(yīng)能根據(jù)歸檔配置自動(dòng)對(duì)電子文件及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和封裝，形成歸檔信息包，并支持通過(guò)時(shí)間戳、電子簽名和數(shù)字摘要等技術(shù)手段對(duì)檔案固化；歸檔批次傳輸服務(wù)，應(yīng)支持逐個(gè)或批量方式將歸檔信息包從業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過(guò)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)歸檔接口傳輸?shù)綑n案系統(tǒng)；電子文件“四性”檢測(cè)服務(wù)，應(yīng)能在形成歸檔信息包時(shí)，對(duì)歸檔信息包的規(guī)范性、材料完整性等進(jìn)行必要的自動(dòng)檢測(cè)，并支持合格結(jié)果的實(shí)時(shí)或定時(shí)自動(dòng)歸檔；元數(shù)據(jù)補(bǔ)錄，應(yīng)能根據(jù)需要對(duì)自動(dòng)檢測(cè)結(jié)果不合格的待歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行手動(dòng)補(bǔ)充；應(yīng)能對(duì)客觀造成的不合格結(jié)果進(jìn)行容缺歸檔，在歸檔信息包中添加容缺歸檔標(biāo)記并備注說(shuō)明不合格的具體原因、檢查人員和檢查日期。歸檔日志管理、統(tǒng)計(jì)管理功能等。

2.電子檔案管理系統(tǒng)功能開(kāi)發(fā)

在中國(guó)石化檔案系統(tǒng)具備檔案收集、檔案管理、檔案存儲(chǔ)、檔案利用、檔案檢索等功能的前提下，繼續(xù)針對(duì)性的提升電子檔案歸檔系統(tǒng)功能。歸檔批次清單接收，招標(biāo)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)歸檔前，首先傳輸歸檔內(nèi)容清單，描述需歸檔材料的唯一ID，檔案系統(tǒng)根據(jù)歸檔清單進(jìn)行檢查接收，為后續(xù)自動(dòng)檢測(cè)預(yù)歸檔應(yīng)交數(shù)、已交數(shù)、已歸檔數(shù)提供依據(jù)；自動(dòng)組卷，針對(duì)物資招標(biāo)投標(biāo)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，集合標(biāo)段信息與電子文件元數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)組卷，按招標(biāo)投標(biāo)文件目錄進(jìn)行直觀展示；電子文件元數(shù)據(jù)接收，在歸檔元數(shù)據(jù)中增加電子文件元數(shù)據(jù)信息，包括紙質(zhì)關(guān)聯(lián)信息，包括文件信息、投標(biāo)人信息、紙質(zhì)文件信息（描述電子文件是紙質(zhì)掃描件還是純紙質(zhì)件，為電子文件和紙質(zhì)文檔關(guān)聯(lián)整編提供依據(jù)）；過(guò)程信息接收，物資招標(biāo)投標(biāo)過(guò)程中涉及的簽批人員較多，在歸檔元數(shù)據(jù)中說(shuō)明電子文件產(chǎn)生過(guò)程中涉及的人員，自動(dòng)校驗(yàn)涉及人員的簽章有效性，驗(yàn)證電子文件的真實(shí)性與完整性；此外還提升了歸檔監(jiān)控、查看、利用以及“四性”檢測(cè)等功能。

（四）電子文件單套制歸檔管理實(shí)施效果

2022年7月21日，中國(guó)石化物資采購(gòu)招標(biāo)投標(biāo)電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理國(guó)家試點(diǎn)項(xiàng)目通過(guò)了由國(guó)家檔案局組織的驗(yàn)收，標(biāo)志著試點(diǎn)目標(biāo)全部完成，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)投標(biāo)電子文件單套制歸檔管理。已完成招標(biāo)投標(biāo)電子檔案215卷、電子文件存儲(chǔ)量約75GB。

三

電子文件單套制歸檔實(shí)施主要經(jīng)驗(yàn)與思考

（一）“四性”保障是實(shí)現(xiàn)電子歸檔的基礎(chǔ)

從電子文件到電子檔案最重要的不同是對(duì)“四性”的保障管理，系統(tǒng)建設(shè)與改造的重點(diǎn)都是從“四性”保障著手。在招標(biāo)投標(biāo)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對(duì)電子文件產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)制定一定的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，增加時(shí)間戳和CA簽章，從而保障元數(shù)據(jù)的真實(shí)性。在傳輸給檔案系統(tǒng)時(shí)，兩個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)均進(jìn)行“四性”檢測(cè)。“四性”檢查通過(guò)系統(tǒng)和自動(dòng)檢查的方式進(jìn)行，業(yè)務(wù)系統(tǒng)從結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中采集數(shù)據(jù)，按歸檔文件版式生成PDF格式文件歸檔，或者將doc、xls、sep等非歸檔格式文件轉(zhuǎn)換成PDF格式文件歸檔，兩種方式都可能會(huì)造成數(shù)據(jù)損失，很難做到對(duì)每個(gè)電子文件、每頁(yè)內(nèi)容與原始數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)檢查，很難做到對(duì)歸檔電子文件100%檢查。從目前業(yè)務(wù)看，仍然需要人工對(duì)“四性”進(jìn)行抽查。

（二）從源頭保證電子檔案可使用

為保障電子檔案的可用性，一般需要將電子檔案轉(zhuǎn)為PDF或者OFD格式存儲(chǔ)，且需對(duì)電子檔案進(jìn)行密碼解除處理，不得設(shè)置密碼。這樣就解決了電子招標(biāo)投標(biāo)文件依賴特定的電招平臺(tái)才可以打開(kāi)的問(wèn)題，對(duì)于當(dāng)前部分平臺(tái)直接以特定格式進(jìn)行電子歸檔，只有依賴特定的電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)才可以讀取解析是不符合要求的。

（三）需要支持紙質(zhì)材料補(bǔ)充歸檔

由于招標(biāo)業(yè)務(wù)的特殊性，不可避免會(huì)有紙質(zhì)材料出現(xiàn)，如異議投訴相關(guān)材料。在建設(shè)系統(tǒng)時(shí)，充分考慮這一需求，系統(tǒng)支持將紙質(zhì)文件掃描上傳，與電子歸檔編號(hào)關(guān)聯(lián)，支持系統(tǒng)查詢應(yīng)用。同時(shí)，紙質(zhì)歸檔與電子歸檔號(hào)關(guān)聯(lián)。電子文件單套制歸檔指的是對(duì)于以電子交易系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件只保留電子文件格式的歸檔方式，并不排斥紙質(zhì)文件的歸檔，相反，應(yīng)當(dāng)有機(jī)結(jié)合，共同確保檔案的完整性。

（四）采用云存儲(chǔ)和異質(zhì)備份

非結(jié)構(gòu)化存儲(chǔ)中心基于中國(guó)石化云平臺(tái)建設(shè)，每個(gè)組件都是集群化部署，無(wú)單點(diǎn)故障，具備數(shù)據(jù)一致性自校驗(yàn)機(jī)制、集群自愈能力，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)可靠性高；系統(tǒng)底層實(shí)現(xiàn)自動(dòng)一式三份，三份文件分別存放在不同的物理介質(zhì)（磁盤(pán)）上，數(shù)據(jù)分塊存儲(chǔ)、服務(wù)吞吐能力強(qiáng)，支持G級(jí)數(shù)據(jù)傳輸管理，同時(shí)配以藍(lán)光存儲(chǔ)及數(shù)據(jù)巡檢技術(shù)，通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)和人工參與方式，確保電子檔案長(zhǎng)久保存。中國(guó)石化正在籌建災(zāi)備中心，電子檔案和檔案長(zhǎng)久保存數(shù)據(jù)包，生產(chǎn)和災(zāi)備中心各一份。當(dāng)系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)由于突發(fā)原因損壞、丟失、篡改時(shí)，確保電子檔案安全、可用。

（五）電子文件檔案的利用

用戶申請(qǐng)?jiān)诰€借閱文件，用戶和審批人員通過(guò)統(tǒng)一身份認(rèn)證環(huán)節(jié)進(jìn)行身份認(rèn)證。用戶在線瀏覽檔案文件時(shí)，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)在線瀏覽添加數(shù)字水印，實(shí)現(xiàn)文件的溯源。用戶離線借閱檔案文件，文件加密，通過(guò)電子文檔閱讀器、個(gè)人數(shù)字證書(shū)，實(shí)現(xiàn)電子文件的離線使用權(quán)限控制。用戶已經(jīng)下載的電子檔案文件，通過(guò)區(qū)塊鏈技術(shù)校驗(yàn)文件的真實(shí)性和完整性。電子檔案利用流程，進(jìn)行詳細(xì)日志記錄；針對(duì)線上申請(qǐng)、線下查閱紙質(zhì)檔案的流程，進(jìn)行日志記錄。

除上述經(jīng)驗(yàn)以外，對(duì)招標(biāo)文件電子文件歸檔還有以下兩點(diǎn)思考，以供借鑒。

一方面，宜結(jié)合自身需要實(shí)現(xiàn)電子歸檔系統(tǒng)或功能建設(shè)。在實(shí)施招標(biāo)投標(biāo)電子文件單套制歸檔功能過(guò)程中，對(duì)于建設(shè)獨(dú)立的電子歸檔管理系統(tǒng)可以有三種實(shí)現(xiàn)方式。一是在電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)中建設(shè)獨(dú)立的電子歸檔管理功能，優(yōu)點(diǎn)是可以充分利用獨(dú)立的電子檔案管理系統(tǒng)，減輕業(yè)務(wù)系統(tǒng)負(fù)擔(dān)，缺點(diǎn)是可能存在重復(fù)歸檔的情形；二是獨(dú)立于電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)或者與公司獨(dú)立的電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)歸檔數(shù)據(jù)的在線轉(zhuǎn)移。優(yōu)點(diǎn)是可以獨(dú)立實(shí)現(xiàn)電子檔案的專業(yè)化管理，缺點(diǎn)是系統(tǒng)升級(jí)可能引發(fā)接口調(diào)整；三是將電子文件歸檔管理功能設(shè)計(jì)在招標(biāo)投標(biāo)業(yè)務(wù)中，優(yōu)點(diǎn)是招標(biāo)業(yè)務(wù)系統(tǒng)可以直接利用本系統(tǒng)產(chǎn)生電子檔案，缺點(diǎn)是存儲(chǔ)容量存在問(wèn)題，無(wú)法對(duì)電子檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一的專業(yè)管理。鑒于中國(guó)石化檔案管理基礎(chǔ)較好，具有獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)，因此，中國(guó)石化物資采購(gòu)招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔業(yè)務(wù)采用第二種模式。

另一方面，可引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)加持電子文件歸檔的不可篡改性和法律效力保障。在企業(yè)已經(jīng)建有聯(lián)盟鏈——長(zhǎng)城鏈（長(zhǎng)城鏈?zhǔn)且灾袊?guó)石化為核心節(jié)點(diǎn)，中國(guó)信通院、標(biāo)新司法、方圓公證、海問(wèn)律所為一級(jí)節(jié)點(diǎn)，通過(guò)跨鏈方式與北京互聯(lián)網(wǎng)法院天平鏈集成的聯(lián)盟鏈）的基礎(chǔ)上，此次招標(biāo)文件電子歸檔系統(tǒng)建設(shè)采用了CA+區(qū)塊鏈技術(shù)雙重保障，將電子檔案7個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)信息上長(zhǎng)城鏈存證。一般來(lái)說(shuō)，電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)采用CA電子簽章保證電子文件信息完整性、可認(rèn)證性和不可否認(rèn)性，在一定程度上保證了信息的安全性。單純的電子簽章技術(shù)在使用過(guò)程中，仍有一些缺陷，如可通過(guò)簽章技術(shù)對(duì)電子文件反復(fù)修改后簽章，此過(guò)程對(duì)電子文件進(jìn)行了修改；不能確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中的數(shù)據(jù)隱私、同時(shí)也不具備可追溯性等區(qū)塊鏈相關(guān)特性。從應(yīng)用視角來(lái)看，區(qū)塊鏈?zhǔn)且粋€(gè)分布式的共享賬本，集成了分布式數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、點(diǎn)對(duì)點(diǎn)傳輸、共識(shí)機(jī)制、加密算法等多重技術(shù)，相比數(shù)字簽名、時(shí)間戳和數(shù)字摘要等技術(shù)，其在維護(hù)數(shù)字檔案真實(shí)性（非偽造、不可抵賴、抗篡改）方面具有創(chuàng)新性突破：數(shù)據(jù)一旦上鏈，在多個(gè)節(jié)點(diǎn)的共同監(jiān)督維護(hù)下，篡改數(shù)據(jù)的可能性大大降低。本次實(shí)施將電子歸檔時(shí)的HASH值上鏈存證，拿到文件的人可以通過(guò)網(wǎng)站進(jìn)行源文件校驗(yàn)，如HASH值一致，則可以確定文件未被篡改過(guò)，可以直接作為法律證據(jù)使用。下一步具備條件時(shí)，可以考慮將業(yè)務(wù)過(guò)程節(jié)點(diǎn)上鏈，實(shí)現(xiàn)電子檔案全生命周期上鏈，將徹底解決電子文件檔案自證問(wèn)題。

四

結(jié)語(yǔ)

通過(guò)本次試點(diǎn)工作，中國(guó)石化物資采購(gòu)招標(biāo)投標(biāo)檔案實(shí)現(xiàn)電子文件單套制管理。在實(shí)施過(guò)程中，結(jié)合物資采購(gòu)招標(biāo)投標(biāo)文件從電子文件生成、流轉(zhuǎn)、歸檔到利用的全過(guò)程電子化的實(shí)踐，新增和修訂了一套完整的管理制度體系，編寫(xiě)了管理規(guī)范5項(xiàng)、技術(shù)規(guī)范3項(xiàng)，為物資電子招標(biāo)投標(biāo)實(shí)現(xiàn)單套制管理提供了范例。從招標(biāo)行業(yè)來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔單套制管理運(yùn)行，將有效提升業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔質(zhì)量及管理水平。當(dāng)前，中國(guó)招標(biāo)投標(biāo)協(xié)會(huì)正在組織編寫(xiě)電子文件歸檔服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，必將為招標(biāo)行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展提供強(qiáng)大支撐。

作者：林春強(qiáng)

作者單位：中國(guó)石化物資裝備部

來(lái)源：《招標(biāo)采購(gòu)管理》第2期