基于“中臺(tái)體系”的數(shù)智化招標(biāo)管理模式創(chuàng)新與實(shí)踐
作者｜景曉路 劉 軍
單位｜中國石油集團(tuán)長城鉆探工程有限公司
基于“中臺(tái)體系”的數(shù)智化招標(biāo)管理模式，需要從公司全局角度進(jìn)行系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)，聚合公共基礎(chǔ)服務(wù)，提高信息傳輸效率和產(chǎn)業(yè)內(nèi)資源配置效率，為業(yè)務(wù)前臺(tái)提供可重復(fù)使用的基礎(chǔ)服務(wù)能力，其核心是向前臺(tái)業(yè)務(wù)提供共享服務(wù)，快速與內(nèi)部管理系統(tǒng)完成對接并進(jìn)行業(yè)務(wù)響應(yīng)，提高業(yè)務(wù)人員的工作效率，把業(yè)務(wù)人員從簡單、繁瑣、重復(fù)的工作中抽離出來，更好、更專業(yè)地服務(wù)用戶，達(dá)到高效的勞動(dòng)產(chǎn)出比。這是一種“大中臺(tái)、小前臺(tái)”的組織模式，也是對長城鉆探公司整個(gè)招標(biāo)管理能力的集體提升。
近年來，隨著大數(shù)據(jù)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等前沿?cái)?shù)智化技術(shù)的不斷發(fā)展，各大公司紛紛建立自己的中臺(tái)體系，但是中臺(tái)到底是什么、是為了解決什么問題才產(chǎn)生的、怎樣設(shè)計(jì)該體系才適合在招標(biāo)機(jī)構(gòu)中進(jìn)行應(yīng)用，筆者在這幾年的招標(biāo)管理模式實(shí)踐中，對此有了一定的探索。
一、中臺(tái)概念
（一）什么是中臺(tái)
所謂“中臺(tái)”，其實(shí)是為前臺(tái)而生的平臺(tái)，這里的前臺(tái)是指面向用戶的業(yè)務(wù)部門；中臺(tái)以聚合服務(wù)的方式幫助前臺(tái)快速匹配所需的能力與資源，使企業(yè)真正做到針對用戶需要變化的敏捷響應(yīng)。中臺(tái)是用來服務(wù)前臺(tái)的，以此提高生產(chǎn)過程中的信息傳輸效率和產(chǎn)業(yè)內(nèi)資源配置效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)針對用戶需求變化的迅速應(yīng)對。而對于招標(biāo)機(jī)構(gòu)來說，前臺(tái)就是招標(biāo)業(yè)務(wù)人員，中臺(tái)則是業(yè)務(wù)、人事、財(cái)務(wù)、綜合管理等服務(wù)業(yè)務(wù)的聚合體，原有的業(yè)務(wù)功能互相交互和耦合，形成一個(gè)個(gè)快速響應(yīng)模塊來提高響應(yīng)速度。招標(biāo)機(jī)構(gòu)應(yīng)用中臺(tái)體系的目的是為了向前臺(tái)業(yè)務(wù)提供共享服務(wù)，來提高招標(biāo)項(xiàng)目的生產(chǎn)效率、降低招標(biāo)業(yè)務(wù)的邊際成本；適合擴(kuò)展企業(yè)創(chuàng)新業(yè)務(wù)開發(fā)、靈活配置前端需求，降低業(yè)務(wù)試錯(cuò)成本，從而更好地匹配市場需求。
(二）前臺(tái)與后臺(tái)的組織架構(gòu)
在常規(guī)的招標(biāo)機(jī)構(gòu)中，往往僅設(shè)前臺(tái)與后臺(tái)的簡單組織架構(gòu)，業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)前端的業(yè)務(wù)處理；而人事、財(cái)務(wù)、綜合管理負(fù)責(zé)后端的業(yè)務(wù)處理，各個(gè)單元之間界限明顯，數(shù)據(jù)交換簡單，是一種煙囪式的垂直體系架構(gòu)的招標(biāo)場景解決方案，所以每項(xiàng)業(yè)務(wù)和服務(wù)都需要從底層開始建立執(zhí)行，每個(gè)業(yè)務(wù)員其工作內(nèi)容按順序劃分，主要有接收方案、制作招標(biāo)文件、澄清溝通、標(biāo)書售賣、抽取評委、項(xiàng)目開標(biāo)、項(xiàng)目評審、發(fā)放評審費(fèi)、中標(biāo)候選人公示、結(jié)果報(bào)審、發(fā)放中標(biāo)通知書、退投標(biāo)保證金、收取服務(wù)費(fèi)、郵寄發(fā)票、匯總數(shù)據(jù)、檔案歸檔等業(yè)務(wù)模塊，財(cái)務(wù)、綜合部門配合業(yè)務(wù)部門進(jìn)行后臺(tái)服務(wù)，這些程序需要逐一逐項(xiàng)執(zhí)行，項(xiàng)目執(zhí)行效率低下。而這種架構(gòu)，在公司業(yè)務(wù)擴(kuò)大或發(fā)展到一定程度時(shí)就會(huì)遇到瓶頸，為了支撐越來越多的業(yè)務(wù)，只能不斷增加前臺(tái)和后臺(tái)人員，導(dǎo)致整個(gè)架構(gòu)規(guī)模越來越龐大，人員成本不斷增加，前、后臺(tái)的響應(yīng)速率不一致導(dǎo)致響應(yīng)失衡，業(yè)務(wù)管理難度越來越大。部門和部門之間的相同功能模塊反復(fù)建設(shè)，跨部門的模塊需要多次對接，增加管理成本，降低生產(chǎn)效率。
（三）前臺(tái)與中臺(tái)的組織架構(gòu)
招標(biāo)機(jī)構(gòu)中的中臺(tái)，需要從公司全局角度進(jìn)行系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)，聚合公共基礎(chǔ)服務(wù)，提高信息傳輸效率和產(chǎn)業(yè)內(nèi)資源配置效率，為業(yè)務(wù)前臺(tái)提供可重復(fù)使用的基礎(chǔ)服務(wù)能力。其核心是向前臺(tái)業(yè)務(wù)提供共享服務(wù)，快速與內(nèi)部管理系統(tǒng)完成對接并進(jìn)行業(yè)務(wù)響應(yīng)，提高業(yè)務(wù)人員的工作效率，把業(yè)務(wù)人員從簡單、繁瑣、重復(fù)的工作中抽離出來，更好、更專業(yè)地服務(wù)用戶，達(dá)到高效的勞動(dòng)產(chǎn)出比，也讓各個(gè)模塊可以更好地進(jìn)行內(nèi)部流程迭代，不斷提升自身的工作效率。這是一種“大中臺(tái)、小前臺(tái)”的組織模式，也是對公司整個(gè)招標(biāo)管理能力的集體提升。
現(xiàn)行大部分招標(biāo)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)人員在招標(biāo)工作中，處理業(yè)務(wù)的時(shí)間和流程過長，大部分精力用于處理項(xiàng)目的常規(guī)問題，如投標(biāo)人問題答疑、項(xiàng)目費(fèi)用信息核對、發(fā)票郵寄、項(xiàng)目歸檔等工作。如果一個(gè)業(yè)務(wù)人員一周接收兩個(gè)項(xiàng)目，一個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行全周期為40天，則一個(gè)周期內(nèi)平均會(huì)接收12個(gè)項(xiàng)目，那么業(yè)務(wù)人員需要每天同時(shí)處理12個(gè)招標(biāo)業(yè)務(wù)的處于不同階段的相關(guān)瑣碎事物，使業(yè)務(wù)人員花費(fèi)過多精力去處理細(xì)枝末節(jié)，難以集中精力專注于制作高質(zhì)量的招標(biāo)文件和高標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目評審，降低了整體的業(yè)務(wù)效率。因此，從整體規(guī)劃來說，一些可聚合的業(yè)務(wù)完全可以交由中臺(tái)體系來進(jìn)行，減少不必要的業(yè)務(wù)活動(dòng)。如在招標(biāo)業(yè)務(wù)中，投標(biāo)人的電話咨詢是很頻繁的業(yè)務(wù)，而咨詢的業(yè)務(wù)中，90%都屬于常規(guī)普遍性問題的問詢，那么此部分業(yè)務(wù)完全可以獨(dú)立出一個(gè)綜合前臺(tái)，負(fù)責(zé)招標(biāo)常規(guī)問題解答，具體涉及單個(gè)項(xiàng)目的特殊問題時(shí)，再由相關(guān)業(yè)務(wù)前臺(tái)進(jìn)行回答。這樣既可以提升前臺(tái)服務(wù)水平，又可以為業(yè)務(wù)人員減輕壓力，將精力放在專業(yè)業(yè)務(wù)上。
（四）什么時(shí)候需要中臺(tái)體系
企業(yè)什么時(shí)候需要建設(shè)中臺(tái)體系？是個(gè)值得思考的問題。
一方面，要考慮各招標(biāo)機(jī)構(gòu)所處的發(fā)展階段，如果招標(biāo)機(jī)構(gòu)處于起始階段，就不適合立即建設(shè)中臺(tái)，首要任務(wù)是度過生存階段；如果招標(biāo)機(jī)構(gòu)處于業(yè)務(wù)擴(kuò)展階段，則可以考慮建設(shè)中臺(tái)，此時(shí)招標(biāo)機(jī)構(gòu)招標(biāo)項(xiàng)目的增長已超過人員的增長比例，管理效率提升已經(jīng)達(dá)到瓶頸，管理難度已然增大，擴(kuò)展人員所帶來的效率提升已不明顯，迫切需要通過改變管理模式來提高招標(biāo)機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)效率，也需要擴(kuò)展創(chuàng)新業(yè)務(wù)來適應(yīng)市場，中臺(tái)體系就適合解決招標(biāo)機(jī)構(gòu)的效率問題和創(chuàng)新業(yè)務(wù)的試錯(cuò)問題。
另一方面，我們不能為了建立中臺(tái)而建立，需要結(jié)合招標(biāo)機(jī)構(gòu)自身發(fā)展需要和基礎(chǔ)信息化建設(shè)情況來定，其基本條件需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層有足夠的重視程度，有明確的戰(zhàn)略目標(biāo)，圍繞核心戰(zhàn)略規(guī)劃分步實(shí)施；企業(yè)需要有良好的信息化建設(shè)基礎(chǔ)，讓招標(biāo)機(jī)構(gòu)豐富和分散的數(shù)據(jù)資產(chǎn)進(jìn)行匯聚；業(yè)務(wù)量增長迅速，主要業(yè)務(wù)中有大量重復(fù)性業(yè)務(wù)功能可以聚合。因地制宜、循序漸進(jìn)地進(jìn)行中臺(tái)體系建設(shè)。
二、招標(biāo)機(jī)構(gòu)的中臺(tái)體系設(shè)計(jì)
招標(biāo)機(jī)構(gòu)的中臺(tái)體系設(shè)計(jì)，要求從全局進(jìn)行業(yè)務(wù)劃分，將財(cái)務(wù)管理、綜合管理、數(shù)據(jù)管理納入整體業(yè)務(wù)體系，按照中臺(tái)體系業(yè)務(wù)需求，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化各業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)模塊，將各業(yè)務(wù)拆分為多個(gè)業(yè)務(wù)模塊，各模塊實(shí)現(xiàn)高內(nèi)聚低耦合的準(zhǔn)則，各模塊由不同的中臺(tái)進(jìn)行協(xié)調(diào)聚合處理，模塊和模塊、中臺(tái)和中臺(tái)之間有明確的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)接口，以數(shù)據(jù)中臺(tái)的數(shù)據(jù)接收和分發(fā)為紐帶，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的無縫銜接，確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)快速流轉(zhuǎn)，達(dá)到業(yè)務(wù)快速響應(yīng)和反饋。按照招標(biāo)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，中臺(tái)體系由前臺(tái)、業(yè)務(wù)中臺(tái)、數(shù)據(jù)中臺(tái)和財(cái)務(wù)中臺(tái)組成。主要中臺(tái)和模塊功能劃分如下。
