基于邏輯樹(shù)的零星物資采購(gòu)提質(zhì)增效措施研究
集團(tuán)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)涉及的零星物資品類繁雜，響應(yīng)時(shí)效要求高，歷來(lái)是物資采購(gòu)規(guī)范管理中的難點(diǎn)。本文對(duì)某大型國(guó)有集團(tuán)公司的零星物資采購(gòu)情況進(jìn)行研究，通過(guò)搭建邏輯樹(shù)分析模型，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行優(yōu)化完善，全面提高零星物資采購(gòu)質(zhì)量和效率。
一
研究背景
邏輯樹(shù)分析模型將待解決的問(wèn)題比作邏輯樹(shù)的樹(shù)干，將子問(wèn)題比作邏輯樹(shù)的樹(shù)枝，大樹(shù)枝可以繼續(xù)延伸出小樹(shù)枝。通過(guò)逐級(jí)羅列所有的關(guān)聯(lián)問(wèn)題，層層邏輯推演找到問(wèn)題的成因和對(duì)策，其條理清晰、程序嚴(yán)謹(jǐn)，被廣泛應(yīng)用于管理學(xué)、流程學(xué)、咨詢學(xué)等領(lǐng)域，如SpaceX制定火星計(jì)劃、麥肯錫咨詢公司解決費(fèi)米問(wèn)題、網(wǎng)約車(chē)平臺(tái)開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)研都應(yīng)用了邏輯樹(shù)分析模型輔助決策。
該大型國(guó)有集團(tuán)公司組織機(jī)構(gòu)龐大、層級(jí)較多，且生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)包含基建、運(yùn)維、營(yíng)銷(xiāo)等多種工作，需要頻繁采購(gòu)辦公用品、建筑材料、工器具等零星物資，而零星物資又存在單位價(jià)值低、采購(gòu)頻次高、規(guī)格型號(hào)多等特點(diǎn)，規(guī)范管理難度高，采購(gòu)成本難控制。應(yīng)用邏輯樹(shù)分析模型可以快速高效地將復(fù)雜問(wèn)題簡(jiǎn)單化,兼顧“廣度”和“深度”找出問(wèn)題對(duì)策，提高工作質(zhì)效。
二
問(wèn)題分析與解決
本文應(yīng)用邏輯樹(shù)分析模型，對(duì)如何實(shí)現(xiàn)零星物資采購(gòu)提質(zhì)增效進(jìn)行抽絲剝繭，將問(wèn)題分解成規(guī)范管理、提高效率、精準(zhǔn)采購(gòu)、全面覆蓋、價(jià)格合理、質(zhì)量?jī)?yōu)良6個(gè)子問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決方案。
（一）創(chuàng)新采購(gòu)方式，規(guī)范高效采購(gòu)
該大型國(guó)有集團(tuán)公司共有上百家分公司，若由分公司直接實(shí)施采購(gòu)難以規(guī)范管理，易滋生腐敗行為；若分批次集中采購(gòu)則需要頻繁開(kāi)展采購(gòu)活動(dòng)，投入大量的人力物力，明顯增加了采購(gòu)成本；故采用框架協(xié)議采購(gòu)，按年度歸集各分公司的采購(gòu)目錄，統(tǒng)一組織集中采購(gòu)，既有利于規(guī)范采購(gòu)行為，又可提高采購(gòu)效率，還能降低采購(gòu)成本。
（二）完善采購(gòu)目錄，精準(zhǔn)全面覆蓋
零星物資采購(gòu)涵蓋不同分公司的各個(gè)專業(yè)，現(xiàn)有采購(gòu)目錄存在物料描述不準(zhǔn)確、規(guī)格型號(hào)不全等問(wèn)題，難以精準(zhǔn)、全面地滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要。本文通過(guò)對(duì)近三年數(shù)百萬(wàn)條采購(gòu)數(shù)據(jù)、上萬(wàn)條物料描述進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗與重構(gòu)，完善零星物資采購(gòu)目錄，提高零星物資采購(gòu)效率。
1.統(tǒng)一數(shù)據(jù)規(guī)格
零星物資品類繁雜、規(guī)格型號(hào)多，不同品類物資之間的物料描述方式差異較大，同類物資的物料描述方式尚未統(tǒng)一，嚴(yán)重影響了采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。本文通過(guò)確定標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)規(guī)格，統(tǒng)一物料描述方式,將數(shù)據(jù)資源轉(zhuǎn)化為有價(jià)值的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，為后續(xù)的標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)夯實(shí)基礎(chǔ)，提高采購(gòu)目錄的編制效率。
先將零星物資按品類歸屬至基建、運(yùn)維、營(yíng)銷(xiāo)等各個(gè)專業(yè)，由各個(gè)專業(yè)自行將現(xiàn)有物料描述進(jìn)行數(shù)據(jù)拆分和字段提煉，確定各類物資的物料描述標(biāo)準(zhǔn)模板。如將普通螺栓的物料描述分解為規(guī)格、長(zhǎng)度、材質(zhì)、表面處理方式、配件5類。然后，組織所有專業(yè)分析討論，梳理不同品類的共性參數(shù)和個(gè)性參數(shù)，建立統(tǒng)一的物料描述標(biāo)準(zhǔn)框架，對(duì)歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)模板進(jìn)行語(yǔ)義轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化變換。如將普通螺栓的長(zhǎng)度和手電鉆的鉆孔直徑的計(jì)量單位共同約定為mm，將歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)中普通螺栓的長(zhǎng)度由cm換算成mm。
2.丟棄錯(cuò)誤數(shù)據(jù)
零星物資采購(gòu)涉及多個(gè)專業(yè)，關(guān)注角度不同，描述重點(diǎn)不同，歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)中的物料描述存在諸多錯(cuò)誤，錯(cuò)誤條目占比約8%。本文采用兩種解決方案處理了5種錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，提高了采購(gòu)目錄的編制質(zhì)量。
第一種解決方案：擦除錯(cuò)誤字段數(shù)據(jù)，保留行采購(gòu)數(shù)據(jù)，共處理錯(cuò)誤數(shù)據(jù)近千條，處理以下4種錯(cuò)誤類型，以普通螺栓為例：一是關(guān)鍵字段數(shù)值為空，如規(guī)格字段為空值；二是數(shù)值與字段類型不匹配，如材質(zhì)字段下內(nèi)容為40mm；三是字段存在多個(gè)數(shù)值，如規(guī)格字段同時(shí)存在M12和M14；四是不同字段的數(shù)值存在沖突，如材質(zhì)字段為不銹鋼，表面處理字段為鍍鋅。
第二種解決方案：作為無(wú)效數(shù)據(jù)直接丟棄，不進(jìn)入后續(xù)的統(tǒng)計(jì)分析環(huán)節(jié)，共處理錯(cuò)誤數(shù)據(jù)上百條，處理1種錯(cuò)誤類型。字段內(nèi)容與該物資明顯不符，如普通螺栓的規(guī)格字段為DN20，該行采購(gòu)數(shù)據(jù)作為無(wú)效數(shù)據(jù)直接丟棄，不進(jìn)入后續(xù)的統(tǒng)計(jì)分析環(huán)節(jié)。
3.補(bǔ)全缺失數(shù)據(jù)
在統(tǒng)一數(shù)據(jù)規(guī)格和丟棄錯(cuò)誤數(shù)據(jù)后，搭建了規(guī)范化、結(jié)構(gòu)化的零星物資歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)，從數(shù)據(jù)庫(kù)中提取歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)開(kāi)展數(shù)據(jù)聚合、約減和壓縮，形成歷史采購(gòu)目錄。因原始數(shù)據(jù)本身存在缺漏，同時(shí)丟棄了部分錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，梳理出來(lái)的歷史采購(gòu)目錄難以滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的全部需求，須利用已經(jīng)確定的規(guī)則進(jìn)行數(shù)據(jù)填充。如普通螺栓主要采購(gòu)規(guī)格為M4~M18，規(guī)格變化一般為M2，主要采購(gòu)長(zhǎng)度為40mm~100mm，長(zhǎng)度變化一般為10mm，利用既定規(guī)則對(duì)普通螺栓的缺失型號(hào)進(jìn)行補(bǔ)全。對(duì)補(bǔ)全后的采購(gòu)目錄開(kāi)展專業(yè)論證，剔除無(wú)須采購(gòu)的部分，形成基本覆蓋生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要的采購(gòu)目錄。
（三）優(yōu)化采購(gòu)策略，優(yōu)選優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)
零星物資采購(gòu)質(zhì)量是根本、價(jià)格是關(guān)鍵，采取合適的采購(gòu)策略，有利于用合理的價(jià)格采購(gòu)優(yōu)質(zhì)的商品，推動(dòng)零星物資采購(gòu)提質(zhì)增效。本文將采購(gòu)策略進(jìn)行多維度拆解，挖掘關(guān)鍵要素，開(kāi)展趨勢(shì)分析，助力采購(gòu)策略的優(yōu)化提升。
優(yōu)化采購(gòu)策略可分解為合理分標(biāo)分包、優(yōu)化資格條件、調(diào)整業(yè)績(jī)要求三要素，一般在分標(biāo)分包工作完成之后，根據(jù)歷史招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)情況設(shè)置每個(gè)標(biāo)包的資格條件和業(yè)績(jī)要求。合理的分標(biāo)分包有利于聚集優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，便于優(yōu)中選優(yōu)，提高物資質(zhì)量、降低物資價(jià)格；合適的資格條件可以幫助招標(biāo)人篩選優(yōu)秀的產(chǎn)品和供應(yīng)商，保障物資質(zhì)量和供應(yīng)商服務(wù)水平；供應(yīng)商的業(yè)績(jī)反應(yīng)市場(chǎng)的認(rèn)可程度，恰當(dāng)?shù)臉I(yè)績(jī)要求可以在保障潛在供應(yīng)商數(shù)量足夠、競(jìng)爭(zhēng)充分的基礎(chǔ)上，快速排除被市場(chǎng)摒棄的產(chǎn)品及供應(yīng)商。
首先，根據(jù)采購(gòu)金額單獨(dú)分標(biāo)。在零星物資歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)中觀察各個(gè)物料描述下的年度采購(gòu)金額，定位年度采購(gòu)金額一定規(guī)模以上的物資，將該部分物資單獨(dú)分標(biāo)。單獨(dú)分標(biāo)的物資，如在歷史招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中，直接參與投標(biāo)的制造商較多、競(jìng)爭(zhēng)較為充分時(shí)，該物資僅限制造商參與投標(biāo)；當(dāng)制造商投標(biāo)參與度較低時(shí)，該物資接受制造商或代理商投標(biāo)。
其次，根據(jù)供應(yīng)商群體合并分標(biāo)。在數(shù)據(jù)庫(kù)中隱藏已單獨(dú)分標(biāo)的物資，根據(jù)供應(yīng)商群體進(jìn)行數(shù)據(jù)透視和統(tǒng)計(jì)，定位年度采購(gòu)金額一定規(guī)模以上的制造商群體，將該群體可生產(chǎn)的多種物資合并分標(biāo)，合并分標(biāo)的物資接受制造商或代理商投標(biāo)。
再次，根據(jù)專業(yè)管理合并分標(biāo)。在數(shù)據(jù)庫(kù)中繼續(xù)隱藏已合并分標(biāo)的物資，根據(jù)供應(yīng)商群體和專業(yè)管理進(jìn)行數(shù)據(jù)透視和統(tǒng)計(jì)，不同專業(yè)的不合并分標(biāo)，供應(yīng)商群體集中的合并分標(biāo)，若合并以后年度采購(gòu)金額仍未達(dá)到一定規(guī)模的，在同專業(yè)內(nèi)進(jìn)行繼續(xù)合并。合并分標(biāo)的物資，接受制造商、代理商和經(jīng)銷(xiāo)商投標(biāo)。
最后，根據(jù)歷史招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)情況合理設(shè)置每個(gè)標(biāo)包的其他資格條件和業(yè)績(jī)要求（見(jiàn)圖1）。
