供應(yīng)鏈管理是企業(yè)價值鏈的重要環(huán)節(jié)，而供應(yīng)鏈全流程風(fēng)險防控又是供應(yīng)鏈管理的第一要務(wù)。由于供應(yīng)鏈風(fēng)險涉及需求、采購、物流、供貨、質(zhì)檢等全流程和多維度，防范難度很大。本文結(jié)合企業(yè)實踐，提出要跳出單純依靠人防的思維，建立人防、機防、智防“三位一體”的供應(yīng)鏈全流程立體風(fēng)險防控體系，推進5G+、數(shù)智化、云化和人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)的應(yīng)用，進一步豐富智防手段和提高防控能力，推動風(fēng)險防控再上新臺階。

一

背景

當(dāng)前，經(jīng)濟社會正在發(fā)生深刻的變革，技術(shù)進步日新月異，杰克·韋爾奇指出，“采購和銷售是公司唯一能‘掙錢’的部門，其他任何部門發(fā)生的都是管理費用”。供應(yīng)鏈是企業(yè)運轉(zhuǎn)的一個重要環(huán)節(jié)，供應(yīng)鏈管理的作用日益凸顯，而供應(yīng)鏈全流程風(fēng)險防控又是供應(yīng)鏈管理工作的第一要務(wù)，是企業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展的基本保障。

供應(yīng)鏈全流程包括制定采購計劃、采購需求管理、采購方案及采購文件編制、采購組織實施、合同簽訂、合同履行、物流、供應(yīng)商管理、質(zhì)量管理等方面。因為供應(yīng)鏈鏈條長、環(huán)節(jié)多、關(guān)聯(lián)者眾，全流程過程中會存在著各種風(fēng)險，如意外風(fēng)險、價格風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同履行風(fēng)險、供貨風(fēng)險、廉潔風(fēng)險和人為風(fēng)險等。供應(yīng)鏈風(fēng)險防控工作貫穿供應(yīng)鏈全流程，單純一看人防很難防得住，需通過人防、機防、智防，“三位一體”打造供應(yīng)鏈全流程立體風(fēng)險防控體系，全面提升風(fēng)險防控質(zhì)量及效率。

二

人防是基礎(chǔ)

人防是指通過人力進行供應(yīng)鏈風(fēng)險防控，是風(fēng)險防控的基礎(chǔ)與核心。目前，供應(yīng)鏈全流程各環(huán)節(jié)大部分的工作仍主要依靠人工參與完成，“人”的角色不容忽視、作用不言自明，但是也存在著較大的人為風(fēng)險，那么應(yīng)該如何在企業(yè)的供應(yīng)鏈流程中通過人防來夯實風(fēng)險防控這一基礎(chǔ)呢？

1.搭建完善的制度體系，強化人員責(zé)任

一是建立分層級、精細化、可實施的制度體系。制度架構(gòu)分為三級，一級為法律法規(guī)，二級為公司級供應(yīng)鏈管理辦法，三級為相關(guān)實施細則。流程上從需求管理、采購方案/文件編制、采購實施（發(fā)標、開標、評標）、物流管理、供應(yīng)商管理、質(zhì)量管理六大環(huán)節(jié)建立供應(yīng)鏈全生命周期制度管理體系和“采購領(lǐng)域嵌入式廉潔風(fēng)險防控體系”， 使采購人員在供應(yīng)鏈全流程的所有環(huán)節(jié)均有章可循、有據(jù)可依，做到“按制度管人，按流程辦事”。

二是以標準化推進執(zhí)行的規(guī)范化。采購過程中通常存在著以下主要風(fēng)險：采購需求中技術(shù)要求不合理，無法招募到合適的供應(yīng)商；潛在投標人資格條件設(shè)置不合理，存在排斥潛在投標人的條款，從而可能引發(fā)供應(yīng)商投訴或被媒體負面報道；評審辦法不合理，存在不合理的打分計分條款；開標現(xiàn)場不規(guī)范，容易引起供應(yīng)商投訴或舉報；文件歸檔不完整，容易引發(fā)后期各類審計風(fēng)險等。通過推進標準化工作，確保全流程文檔標準規(guī)范。如需求標準化，分類建立需求模板；采購方案及采購文件標準化，確保合規(guī)、合法和合理；流程標準化，通過發(fā)布采購工作流程標準化操作手冊、評審速查標準化手冊和建立串圍標行為數(shù)據(jù)庫等舉措，規(guī)范管理評審過程和采購串圍標行為；合同模板標準化，有效防范合同簽訂的內(nèi)容尤其是核心條款的筆誤風(fēng)險等。

三是實施“誰采購誰負責(zé)、誰操作誰負責(zé)、誰審批誰負責(zé)”的責(zé)任落實制度，明確人員責(zé)任及懲治原則，建立懲治問責(zé)機制，強化人防效果。

2.加強對人員的教育與培訓(xùn)，確保制度執(zhí)行不走樣

一是開展采購相關(guān)法律法規(guī)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。知法懂法才能做到守法，通過教育學(xué)習(xí)，強化采購人員的合規(guī)合法意識，提升識別采購風(fēng)險的能力。

二是加強企業(yè)內(nèi)采購領(lǐng)域管理辦法、流程制度的宣貫。通過經(jīng)驗分享、集體討論等多種方式，提升工作人員的專業(yè)能力，降低流程中的人為風(fēng)險。

三是注重業(yè)務(wù)融合，深入業(yè)務(wù)需求前端，了解需求和市場供給情況，倡導(dǎo)工匠精神。一個優(yōu)秀的采購人員需要具備“雙專業(yè)”能力，即在采購專業(yè)的基礎(chǔ)上，對所負責(zé)采購的產(chǎn)品和服務(wù)也應(yīng)具備一定的市場判斷能力和專業(yè)服務(wù)能力。由于采購需求紛繁復(fù)雜，市場環(huán)境時刻變化，產(chǎn)品技術(shù)日趨進步，采購人員首先需要在日常的工作學(xué)習(xí)中加強對相關(guān)采購產(chǎn)品專業(yè)知識的儲備，具備對需求合理性和準確性的基本分析及判斷能力。其次在接到采購需求時要主動了解需求單位的訴求，幫助其合理準確地提出采購需求。采購需求確認環(huán)節(jié)是決定采購成敗的第一步，不合理和不準確的需求很容易給后面的采購實施、產(chǎn)品質(zhì)量及合同履行埋下隱患。

四是通過內(nèi)外部的認證考試，激發(fā)員工學(xué)習(xí)動力，鞏固學(xué)習(xí)成果。積極引導(dǎo)工作人員通過PMP項目管理、物流師等認證考試以及招標采購從業(yè)人員專業(yè)技術(shù)能力評價測試等考試和測試，加強自身專業(yè)知識學(xué)習(xí)，提升防范風(fēng)險能力。

3.建立“監(jiān)督+整改”閉環(huán)防控機制，確保人防發(fā)揮實效

以“零違規(guī)、零投訴”為目標開展供應(yīng)鏈日常管理工作，同時堅持內(nèi)外部結(jié)合，開展定期及不定期的監(jiān)督檢查工作：外部主要為通過各項巡視及外部審計；內(nèi)部主要為日常監(jiān)督檢查、嵌入式廉潔風(fēng)險監(jiān)督檢查、內(nèi)控測試、專項審計等。建立“四位一體”的合規(guī)監(jiān)督檢查體系，形成發(fā)現(xiàn)問題、整改問題、追責(zé)問責(zé)的閉環(huán)管理機制，確保防控體系落實到位。

三

機防是保障

機防是指通過IT手段，將供應(yīng)鏈風(fēng)控制度、流程進行系統(tǒng)固話，同時通過平臺系統(tǒng)進行監(jiān)控，對風(fēng)險進行監(jiān)控和預(yù)警。機防是在人防基礎(chǔ)上的延伸和加強，具體實施體現(xiàn)在三個方面。

1.文本系統(tǒng)固化

一是通過平臺系統(tǒng)技術(shù)，實現(xiàn)各類文本規(guī)范化與標準化的系統(tǒng)固化，提高文本編寫質(zhì)量，降低違法違規(guī)風(fēng)險。將標準化的需求模板、采購方案、采購文件、合同文本等進行分類，在系統(tǒng)內(nèi)進行結(jié)構(gòu)固化，通過劃分可編輯和不可編輯內(nèi)容，開發(fā)系統(tǒng)文檔編制模塊，結(jié)合不同采購產(chǎn)品和項目的特點，對采購方案編制中涉及的潛在供應(yīng)商資格條件、標段或標包劃分、中標份額設(shè)置、價格評審辦法及權(quán)重、技術(shù)評審維度、評審委員會組建和保證金的收取原則等主要內(nèi)容進行規(guī)范。為保證采購文件與采購方案的一致性，對于一致性內(nèi)容，可以通過系統(tǒng)直接獲取并寫入，避免發(fā)生人為錯誤。對于采購文件中的重要易錯內(nèi)容，進行自動檢測，實現(xiàn)系統(tǒng)預(yù)警和提示。對于投標關(guān)鍵點，用紅字進行標識，既防范重點文件的編制風(fēng)險，又有利于潛在供應(yīng)商的投標應(yīng)標工作，從而為后面評委準確高效的評審打好基礎(chǔ)。

二是通過系統(tǒng)的標準化文本比對，實現(xiàn)錯誤風(fēng)險預(yù)警。在制定企業(yè)《標準化編制指南》的基礎(chǔ)上，通過信息化平臺系統(tǒng)設(shè)置采購方案/文件結(jié)構(gòu)化模板，將采購方案/文件的編制由人工編制轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^平臺系統(tǒng)線上編制。在采購方案/文件的編制過程中，平臺系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則對其進行自動校驗與提示，如當(dāng)技術(shù)評分標準中主觀分數(shù)占比設(shè)置超過30%時，系統(tǒng)將自動進行提示，要求采購主管進行二次確認并標注原因。又如某公開比選項目抽取專家時，要求評標委員會應(yīng)由五人組成，其中專家不得少于成員總數(shù)的2/3，如果實際抽取時專家占比設(shè)置不足，系統(tǒng)將對數(shù)值設(shè)置錯誤進行提醒。 

2.流程系統(tǒng)固化

將供應(yīng)鏈全流程的重點環(huán)節(jié)進行系統(tǒng)內(nèi)固化，根據(jù)日常工作流程，筆者總結(jié)了13個重點固化環(huán)節(jié)節(jié)點，分別為采購申請、采購方案、采購文件、采購公告、采購結(jié)果、公示文本、合同編制、訂單下達、配送跟蹤、收貨驗貨、質(zhì)量管理、結(jié)算付款、供應(yīng)商后評估。通過對以上重點環(huán)節(jié)的跟蹤和全流程系統(tǒng)記錄，實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)的節(jié)點固化、文本結(jié)構(gòu)化和審批流程固化，確保各環(huán)節(jié)按操作實施流程實現(xiàn)分級分類和逐級審批，從系統(tǒng)層面實現(xiàn)制度規(guī)范和管理流程的規(guī)范高效執(zhí)行。

3.實施操作系統(tǒng)固化

在招標投標、合同執(zhí)行和質(zhì)量管控等具體實施過程中，對關(guān)鍵風(fēng)險點進行系統(tǒng)植入，充分發(fā)揮系統(tǒng)留痕的作用，將操作要求進行系統(tǒng)固化，確保實施過程依法依規(guī)進行。同時，對可能出現(xiàn)的各類風(fēng)險點進行系統(tǒng)監(jiān)控，提前預(yù)警，將防控點前置，開展風(fēng)險點的事前、事中和事后管理。

在發(fā)標、投標環(huán)節(jié)，通過無紙化線上發(fā)標、投標，降低紙質(zhì)文件運輸及接收、存儲風(fēng)險；專家抽取環(huán)節(jié)，在通過系統(tǒng)完成專家隨機抽取后，由系統(tǒng)自動語音或短信通知專家本人，規(guī)避人工通知帶來的違規(guī)干預(yù)風(fēng)險。

在開標、評標環(huán)節(jié)，通過開標、評標監(jiān)控管理系統(tǒng)，確保專家抽取、開標、評標過程規(guī)范，如查詢開標唱價是否公開，現(xiàn)場記錄采購工作人員及供應(yīng)商相關(guān)行為，降低相關(guān)環(huán)節(jié)的風(fēng)險；通過線上評審打分，系統(tǒng)實時記錄評審過程并進行專家打分匯總，避免因人員因素導(dǎo)致的匯總分數(shù)錯誤。

在合同履行環(huán)節(jié)，重點防控份額執(zhí)行不均衡風(fēng)險，通過系統(tǒng)進行份額管控，設(shè)置份額分配及執(zhí)行比例紅線，及時預(yù)警，降低不均衡執(zhí)行風(fēng)險。

在產(chǎn)品質(zhì)量管理環(huán)節(jié)，可以通過平臺系統(tǒng)“質(zhì)量隨手評”等APP，實現(xiàn)產(chǎn)品到貨實時監(jiān)測驗收，產(chǎn)品質(zhì)量問題實時反饋，平臺還可以根據(jù)相關(guān)質(zhì)量問題進行圖形數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計，對各類產(chǎn)品可能存在的質(zhì)量風(fēng)險進行分類和監(jiān)控。

在供應(yīng)商管理環(huán)節(jié)，可以通過系統(tǒng)內(nèi)的后評估體系，對各類產(chǎn)品和服務(wù)的在合作供應(yīng)商進行多維度打分和評估，生成供應(yīng)商后評估報表，應(yīng)用于之后的類似項目采購評審維度，從后端推動前端風(fēng)險管控的有效執(zhí)行。

四

智防是升級

智防是指通過人工智能技術(shù)進行采購風(fēng)險防控，智防是人防、機防結(jié)合人工智能技術(shù)發(fā)展后的新升級，通過AI（人工智能技術(shù)）、OCR（光學(xué)字符識別技術(shù)）和NLP（自然語言處理技術(shù)），發(fā)揮計算機系統(tǒng)平臺智能化優(yōu)勢，讓機器部分代替人員工作，降低人為風(fēng)險，提升采購效率。

1.智能評審

一是智能供應(yīng)商圍標串標分析。在線上投標的基礎(chǔ)上，利用AI、OCR、NLP技術(shù)，通過大數(shù)據(jù)分析及對同一標包或不劃分標包的同一項目的不同供應(yīng)商的應(yīng)答文件進行關(guān)鍵內(nèi)容檢索、提取、對比、計算分析，最終輸出供應(yīng)商圍標串標分析結(jié)果。如投標單位MAC地址是否相同，單位、單位法人或授權(quán)代表是否一致，不同投標人的投標文件是否異常一致等，代替人工核查，提升核查確認的準確性及效率，防控圍標串標帶來的價格風(fēng)險。

二是智能評審，輔助評標。在項目評標過程中，可通過AI、OCR、NLP技術(shù)，對關(guān)鍵信息進行提取、檢索、對比、計算分析，實現(xiàn)智能評審，輔助評標。如可通過系統(tǒng)自動查閱投標供應(yīng)商的類似項目執(zhí)行情況和是否有造假、失信等情況，對于簡單技術(shù)打分項，如資格證書、企業(yè)經(jīng)營年限、財務(wù)報表等指標直接由智能評審?fù)瓿?；?fù)雜的技術(shù)打分，如業(yè)績評審，一般需要評審業(yè)績合同關(guān)鍵內(nèi)容、發(fā)票金額等，評審工作量大，可通過人工智能技術(shù)，對合同及發(fā)票中的采購內(nèi)容、簽訂時間、簽章情況、合同金額、發(fā)票金額等信息，提取分析，智能完成業(yè)績認定及合同、發(fā)票金額計算，完成客觀項打分初評，再由人工確認。目前，日常工作中還存在著一種常見風(fēng)險，即在項目評審結(jié)果可能會存在各評委之間客觀打分不一致或主觀打分異常一致的情況，可通過智能分析提醒，規(guī)避風(fēng)險。

2.智慧監(jiān)標和智能檢測

在開標、評標監(jiān)控系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，融入AI、OCR、NLP技術(shù)，開展專家的人臉識別，同時通過智能監(jiān)控系統(tǒng)對評標專家評審現(xiàn)場情況進行行為識別分析，從而有效識別違規(guī)行為，如在開標、評標過程中看手機、接打電話、外出或者有不當(dāng)表述等行為，實現(xiàn)基于單個項目的智能監(jiān)標違規(guī)行為分析報告，為風(fēng)險防控提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)依據(jù)。在到貨驗收環(huán)節(jié)，可通過AI、OCR、NLP技術(shù)，系統(tǒng)自動抓取相關(guān)產(chǎn)品的國家或行業(yè)監(jiān)測標準，同時按到貨批次進行抽樣，出具檢測意見。同時，將核查檢測報告內(nèi)指標檢測結(jié)果與國家行業(yè)標準、合同要求標準指標等進行差異對比，判斷是否滿足質(zhì)量相關(guān)要求，提升檢測效率，同時提升不合格產(chǎn)品檢出率。

3.大數(shù)據(jù)分析及應(yīng)用

系統(tǒng)平臺的搭建為大數(shù)據(jù)應(yīng)用分析提供了可能。例如在采購方案編制環(huán)節(jié)，除違法違規(guī)風(fēng)險外，需重點關(guān)注價格風(fēng)險，如最高限價設(shè)置過高會存在成本風(fēng)險，設(shè)置過低則會存在采購失敗風(fēng)險及產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險。因此，需要針對不同產(chǎn)品和服務(wù)特點設(shè)置合理的價格評審辦法，平衡好成本與質(zhì)量的關(guān)系。通過大數(shù)據(jù)分析方法，對系統(tǒng)平臺內(nèi)的相關(guān)歷史數(shù)據(jù)進行分類整理，形成基于不同產(chǎn)品的價格影響因子。同時，結(jié)合不同評分方法特點的分析，搭建價格模型，形成不同的價格策略，更好地防范相應(yīng)的風(fēng)險。

隨著5G+應(yīng)用和數(shù)智化、云化等技術(shù)的進一步應(yīng)用，智防手段將進一步豐富，特別是隨著人工智能、區(qū)塊鏈算法等的發(fā)展和演進，將推進風(fēng)險防控再上新臺階。

五

總結(jié)

綜上所述，通過人防、機防、智防，“三防”筑牢采購風(fēng)險防護網(wǎng)，人防是采購風(fēng)險防護的基礎(chǔ)與核心，機防是在人防基礎(chǔ)上的延伸和加強，智防是在機防基礎(chǔ)上的新技術(shù)應(yīng)用與迭代升級。我們在解放人力的同時，對供應(yīng)鏈管理中的全流程關(guān)鍵點進行了多維度防控。通過“三位一體”，充分發(fā)揮人力、物力、技術(shù)優(yōu)勢，隨著市場經(jīng)濟環(huán)境及信息技術(shù)的變化，供應(yīng)鏈風(fēng)險防控體系還需進一步的完善和優(yōu)化。通過規(guī)范、高效、高質(zhì)量的風(fēng)險防控管理，提升供應(yīng)鏈綜合管理能力，實現(xiàn)降本增效，助力企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

作者：李麗潔   李莉萍 

作者單位：中國移動通信集團陜西有限公司

來源：《招標采購管理》2022年第11期